業務効率と品質向上のための、
社内DXへの取り組み
当事務所では、業務の効率化と品質向上を目的に、社内の有志スタッフによるDXの取り組みを進めています。
専門家に委託せず、社員・パートを問わず現場の声をもとに、継続的な改善を重ねてきました。
この取り組みは「埼玉DXファーストステップ企業2024選定企業」に選ばれました。
繰り返し作業の負担を減らし、
人にしかできない業務に集中するために。
当事務所では、記載事項の転記や印刷など、定型的な業務に時間と人手を要していました。これらの作業を効率化し、より付加価値の高い業務に集中するため、社内でDXの取り組みを進めています。
社内プロジェクト「IKEROBO」を立ち上げ、
DX推進を開始。
社内でDXを進めるにあたり、当事務所では、「IKEROBO（イケロボ：池田会計の"イケてる"ロボット）」と名付けた社内プロジェクトを立ち上げました。
このプロジェクトは、社内の有志スタッフ、社員5名・パート4名が中心となり、専門知識がない中でツールや仕組みを調べ、業務に合わせた改善や仕組みづくりを行っています。
現場の業務をよく知るメンバーが主体となって進めることで、実務に沿った改善が進んでいます。
取り組みとその効果について
2023年度〜
RPAによる印刷作業の自動化
取り組み時の問題・課題／
1年で最も業務が集中する確定申告期に、社内管理用のチェックシートを数百件分、各担当者がフォーマットに手書きで記入していました。この状況は、担当者の負担増に加え、手書きによる転記ミスなどのヒューマンエラーのリスクを高めていました。
改善策／
RPAで前年分のデータをシステムから抽出し、フォーマットに自動反映される仕組みを構築しました。各担当者は印字された前年データを確認しながら変更点や追記箇所のみを記入すればよいこととなり、作業の効率化・エラーリスクの低減を実現しています。
2024年度〜
社内用アプリ開発
取り組み時の問題・課題／
近年、金融機関等の取引明細はインターネットを通じてデータ形式で容易に取得できるようになりました。しかし、このデータを社内会計システムへ連携するには、手作業による煩雑なデータ加工が不可欠であり、データ取得の利便性が十分に活かせていない状況でした。
改善策／
取得した取引データの加工処理を簡単にできるよう、専門知識のない担当者でも直感的に操作できる社内用アプリケーションを独自に開発しました。これにより、データ加工の手順を削減し、データ入力作業の効率化と、手作業による入力ミス削減に貢献しています。
スムーズに業務に取り組める環境づくりへ
DX化を進めるにあたり、従来は紙で行っていた作業を洗い出し、データで取り扱えるように変更する必要がありました。
その結果、業務フローの見直しにつながり、作業の適正化・効率化が図られています。
こうした業務改善の積み重ねは、よりスムーズに業務に取り組める環境づくりにつながるものと考えています。
IKEROBOメンバーに話を聞きました。
参加のきっかけ
プログラミング未経験でしたが、効率化に興味があり、良い機会だと思い参加しました。
活動してみて
簡単な作業の自動化から学び、思ったより取り組みやすいと感じました。
DX化を考えている方へ
未経験でも、やってみると意外と簡単に感じられるところもあります。
興味を持てる方はぜひ取り組んでみてほしいです。
活動中難しかったこと
普段の業務で自動化のテーマを見つけることが実は一番難しかったです。自動化できないか、と考えながら日頃の業務に取り組むようになりました。
チームで取り組んでよかったこと
他のメンバーのやり方を真似し、教えてもらいながらロボの使い方を学べました。ロボでの処理は正確で速いので、達成感もありました。
活動の雰囲気
研究を兼ねたサークルのような雰囲気で、気軽に参加できました。
初めてロボを作った時
達成感があり、想定通りにロボットが動くのは嬉しかったです。
今後に向けて
事務所全体で気軽に活用してもらえるようなツールを今後も作っていきたいです。
活動のキーポイント
生成AIの活用が非常に大きかったです。プログラミング未経験のメンバーが多い中で、AIに相談しながら進めたことが着実に成果へ繋がりました。
チームメンバーについて
通常業務で忙しい中、皆が楽しみながら前向きに取り組んでくれる姿勢に、とても助けられ感謝しています。
活動中難しかったこと
日頃無意識にやっている作業をプログラム化することです。生成AIに相談しながら作業工程を整理し自動化を進め、結果的に業務フローの改善にもつながりました。
チームで取り組んでよかったこと
自分の知識だけではうまくいかなかった部分も、チームに相談し別の方法を取り入れたことで、処理速度が半減するなど効率化できました。
活動状況について
立ち上げ当初は5年ほどかかるかもしれないと考えていたものの、意欲的なメンバーが集まったことで、予想以上に早く様々なことが形になり、大きな成果につながっています。
今後のIKEROBOの目標
引き続き事務作業の省力化を目指します。
「これまで3人でX時間かかっていた作業が、ロボ導入により2人でY時間で完了した」といった形で、数値化できる成果を出していきたいです。
これまでの取り組みは、あくまで始まりの一歩です。 今後も、日々の業務の中で見つかった課題に対して、現場の声をもとに改善を続けていきます。
業務の効率化や、より働きやすい環境づくりは、すぐに完成するものではありません。
小さな工夫や気づきを積み重ねながら、社内で取り組みを深めていく方針です。
埼玉県DX推進支援ネットワーク
